보고서 시작은 작성 계획 수립부터

대부분의 일은 준비과정이 필요하다. 컨설팅 보고서 작성도 마찬가지다. 보고서 작성을 위한 시간 계획을 세우고, 계획된 절차와 일정에 따라 진행하는 것이 필요하다. 최종적으로 완성된 보고서의 활용을 잠시 생각해보자. 완료된 보고서는 일자와 시간과 참석자가 정해져 있다. 다시 말해, 이해관계자에게 적시에 공유하고 올바른 ‘의사결정’을 할 수 있도록 해야 한다. 그렇기 때문에 보고서는 작성도 중요하지만 보고서가 ‘활용되는 타이밍’ 또한 중요하다.

보고서의 활용 타이밍을 정확하게 지키기 위한 점검사항(즉, 보고서를 일정에 맞게 작성하기 위한 계획)을 알아보자. 특히 컨설팅 보고서는 몇십 장, 몇백 장이 하나의 결과로 완성되는 경우가 대부분이다. 작성 과정에서 자원(시간, 사람, 내용)이 계획대로 배분되고 있는지, 배분에 문제가 있어 목표 시간을 초과할 위험은 없는지, 핵심 메시지를 포함하고 있는지, 주요 내용은 보고서 흐름에 맞게 맥락을 유지하며 작성되고 있는지 등의 점검이 필요하다.

따라서 중요한 보고서는 물론이고, 단순한 보고서라도 계획을 수립하고 그 계획에 맞추어 진행하는 것이 훨씬 효율적이다. 특히 여러 사람이 함께 작업해야 하는 보고서나 보고서 작성 시간이 길게 소요되는 보고서 등은 더욱 더 철저한 계획을 수립해야 한다. 이러한 과정은 여러번 훈련하다 보면 적응되어 쉽게 할 수 있을 것이다.

 

보고서 작성 5단계 중에서 준비단계가 가장 중요하다

보고서 작성은 보통 다섯 단계로 이루어진다. 준비/이해하기, 스토리 구성하기, 초안 작성하기, 검토 및 보완하기, 완성하기 등이다. 일정이 촉박하거나 이미 잘 알고 있는 주제인 경우에는 준비하기, 작성하기, 검토 및 보완하기 등의 3단계로 추진하는 경우도 있다.

어느 경우에도 초안 작성 전에 반드시 스토리 구성에 대한 고민이 먼저 상세한 수준으로 되어야 하고, 검토 및 보완은 누구와 어느 시점에, 어떤 방식으로 진행할 것인지 등 상황에 맞는 보고서 작성 단계를 계획해야 한다.
 

[그림 1] 보고서 작성 5단계

 

컨설팅 현장에서 보면, 보고서를 작성할 때, 초보자들이 흔히 하는 실수가 있다. 파워포인트 형태의 보고서를 작성하는 경우를 살펴보자. 대부분의 보고서 입문 과정의 사람들은 무엇을 담을 것인지, 어떻게 담을 것인지에 대한 체계(목차)와 스토리구성 없이 파워포인트(PPT) 슬라이드 작성을 하거나, 참조가 될 만한 유사 산출물을 복사해서 붙여 넣는 방식으로 작성한다.

본인만의 다상량(多商量) 없이 작성 도구(파워포인트(PPT), 한글(Hwp), 워드(Word) 등)를 활용하여 시작부터 하고 본다. 이것은 설계 도면 없이 건물을 짓겠다고 땅부터 파는 것과 동일하다. 예상하다시피 최초 계획한 건물 모습으로 건축될 리 없다.

 

보고서 작성 시간 배분 두 가지 방식

보고서도 동일하다. 철저한 계획이 필요하고, 수립된 계획하에서 효율적인 시간 활용, 내용의 효과적인 표현을 해야 한다. 만약, 보고서 작성에 10일의 시간이 주어졌다면 시간을 어떻게 배분하고, 실행하겠는가?
 

[그림 2] 스토리 구성을 작성과 동시에 하는 경우

 

[그림 3] 스토리 구성을 먼저 마무리하는 경우

 

▶ 보고서를 작성하면서 스토리도 생각하는 경우 (그림 2)

전체 10일의 기간 중 ‘준비/이해하기’와 ‘스토리 구성하기’ 과정에 별도의 시간을 할당하지 않고, ‘초안 작성하기’ 단계에서 앞의 두 단계를 포함해서 병행 진행하는 방식이다. 이 경우, 큰 방향과 아웃라인을 구체적으로 구성하지 않았고, 이해관계자와 충분한 공감대 형성과 니즈를 확인해 나가는 과정이 부족했다.

그렇기 때문에, 새롭게 작성하거나 보완해야 하는 사항이 많이 발생될 수 있다. 결국 ‘검토/보완하기’ 단계에서 전달메시지가 불충분하거나 기본 맥락에서 벗어난 것이 식별되어, 새롭게 작성하는 어려운 과정을 진행하게 된다. 시간이 충분하다면 상관 없겠지만, 시간은 마침표를 찍어야 하는 데드라인이 있어, 결국 시간에 쫓겨 보고서의 품질은 그만큼 낮아질 수 밖에 없다.

 

▶ 스토리를 먼저 완성하고 보고서를 작성하는 경우 (그림 3)

얼핏 보면 ‘초안 작성하기’가 너무 짧게 보일 수 있으나, 작성할 내용에 대해 ‘준비/이해하기’와 ‘스토리 구성하기’가 충분히 구체화 되어 있다. 이해관계자와 공감대 형성도 진행되어, 콘텐츠(내용)을 잘 표현하기 위한 작업을 ‘초안 작성하기’라고 생각하면 된다.

이 경우, ‘검토/보완하기’ 단계에서 새롭게 작성하거나 내용이 바뀌어지는 일들은 많이 발생하지 않는다. 보고서 품질을 좀 더 높이는 과정으로 ‘검토/보완하기’ 단계가 이루어지고, 본인의 마지막 점검 작업을 통해 최종적으로 보고서 작성이 완료되어 가는 것이다.

즉, ‘준비/이해하기’와 ‘스토리 구성하기’ 단계에서, 이해관계자의 니즈를 파악하고, 수집된 내용을 정리하고 분석하여 아웃라인을 잘 구성하는 것이 보고서 작성의 첫 걸음이다. 이는 주어진 시간 내에 보고서의 품질을 확보할 수 있는 효율적인 방법이다.

 

바쁠수록 돌아가야, 좋은 보고서가 된다

스토리를 잘 구성하는 것이 중요하다는 점은 누구나 알고 있다. 그럼에도 불구하고 이를 소홀히 생각하는 경향이 있다. 이유는 시간이 없다거나, 작성자가 문제를 충분히 파악하고 있다고 착각하기 때문이다.

스토리 구성을 탄탄하게 하지 않으면 리뷰 과정에서 보고서를 전면적으로 다시 작성해야 하는 상황이 생길 수 있다. 결과적으로 보고서가 필요한 시점에 완성되지 못하게 되고, 전체 투입 시간은 더 많이 걸리게 된다.

컨설팅 보고서는 자신의 지식이나 생각을 정리해서 문서로 만드는 것이 아니다. 보고서를 활용하는 이해당사자들이 의견을 모아서 모두가 공감하는 내용을 표현하는 것이다. 보고서 활용자들이 보고서를 받아보고 깜짝 놀라는 일이 생기면 보고서 작성은 실패한 것이다. 스토리 구성 단계에서 충분한 의사소통이 이루어지고 여기서 갈무리된 생각들을 문서화하는 것이 중요하다.

 

- 끝 -

* 본 칼럼은 ‘컨설턴트 시크릿: 보고서 쓰기 2부’로 이어집니다.