좋은 보고서는 사용자가 활용할 수 있는 보고서이다

보고서는 작성자와 사용자가 다르다. 사용자는 보고서를 활용하는 사람이다. 사용자는 작성자의 윗사람일 수도 있고 동료일 수도 있다. 보고서는 작성자를 위한 것이 아니다. 사용자에게 도움이 되는 보고서가 좋은 보고서이다. 이를 위해서는 보고서는 이해하기 쉬워야 하고, 사용자의 보고서 활용 의도에 적합해야 한다.

활용되지 않는 보고서가 만들어지는 원인은 다음 셋 중 하나이다.

첫째, 작성자가 보고서 내용을 작성할 수 있는 배경 지식을 갖추지 못한 경우
둘째, 작성자가 사용자의 의도를 제대로 이해하지 못한 경우
셋째, 의도는 이해했지만 보고서 구성이 잘못 된 경우

본 글에서는 첫째 경우는 논외로 하고, 둘째와 셋째 사항에 대해서 검토해보기로 한다.

 

보고서 목적을 완전하게 이해해야 한다

보고서 목적은 사용자의 보고서 활용 의도에 따라 결정된다. 작성자는 보고서 작성을 시작하기 전에 사용자와 충분한 의사소통을 해야 한다. 사용자의 의도를 제대로 파악하지 못하고 보고서를 작성하면 이후에 반드시 다시 작성해야 하는 상황을 맞게 된다.

좋은 보고서는 보고서 사용자(보고서를 받아서 활용하는 사람)가 보고서 내용을 쉽고 명확하게 파악할 수 있는 보고서이다. 보고서 작성자가 보고할 내용을 잘 모르는 경우에는 좋은 보고서가 만들어질 수 없다. 문제는 보고 내용을 잘 알고 있는 경우에도 이해하기 어려운 보고서가 만들어진다는 것이다. 그 원인은 다음 둘 중 하나인 경우가 대부분이다.

보고서 작성자는 사용자가 보고서 목적 설명에 문제가 있었다거나, 중도에 보고서 목적이 바뀌었다고 불평하는 경우가 있다. 하지만 이는 잘못된 생각이다. 사용자의 의도를 정확하게 파악하는 것은 작성자의 책임이기 때문이다. 사용자는 작성자가 자신의 보고서 활용 의도를 알아챘을 것이라고 생각할 수도 있다. 사용자는 확신이 들 때까지 작성자와 질의 응답을 반복해야 한다.

 

보고서 목적에 따라 포함될 내용이 다르다

보고서 사용자의 보고서 활용 목적에 따라 담아야 할 내용이 달라진다. 다음 두 가지 경우를 비교해보자.

사례 1: ‘일일 또는 주간 업무 보고’ 또는 ‘동향 및 사례 보고’

‘파악된 사실을 정확히 기술’하는 것이 핵심이다. ‘개인적인 의견이나 향후 종합 대책’과 같은 내용은 포함할 필요가 없다. 포함되어도 큰 문제가 없다고 볼 수는 있지만, 필자의 생각은 보고서 목적에 대한 이해 부족 또는 불필요한 사족(蛇足)인 경우가 많다.

사례 2: ‘미래 사업모델 보고’ 또는 ‘신규 비즈니스 발굴 조사 결과 보고’

‘파악된 사실을 충실하게 기술하는 것’이 목적이 아니다. 신규 비즈니스 대안을 비교하고 어떤 대안이 바람직한 것인가에 대해서 작성자의 의견을 제시하여야 한다. 이때 사용자의 의견을 확인하여야 한다. 작성자의 의견은 사용자의 의견을 뒷받침하거나 보완하는 것이어야 한다. 사용자의 의견과 작성자의 의견이 다를 경우에는 사전에 충분한 조율을 거친 후에 보고서를 작성하여야 한다.

 

보고서 스토리라인에 따라 보고서 작성하기

읽기 쉬운 보고서는 사용자의 생각 흐름에 따라 작성된 보고서이다. 아무리 좋은 내용으로 보고서를 채우더라도 보고서 흐름이 자연스럽지 않으면 이해하기 어려운 보고서가 된다. 보고서 내용은 작성자가 갖추고 있는 지식과 학습 능력에 따라 좌우된다. 여기서는 보고서 흐름 즉 스토리라인을 어떻게 구성할 것인가를 설명하기로 한다.

보고서 스토리라인 구상은 다음 네 가지 단계로 수행한다.

첫째, 보고서 작성 목적을 정리한다
둘째, 핵심 주제를 찾아내고 그룹핑한다
셋째, 스토리 아웃라인을 구체화한다
넷째, 스토리를 연결한다
 

[그림 1] 보고서 스토리 구성하기 4단계

 

1단계 생각 정리: ‘5W1H’ 관점에서 스케치하기

작성해야 하는 보고서 주제에 대해서 완전하게 파악했는가를 확인하기 위해 수행한다. 5W1H 관점으로 보고서 목적을 정리해본다.

[표 1] 5W1H 개념 알아보기

페이퍼에 스케치 하는 방식이 편하다. 세 장의 종이가 있으면 된다. 첫 장은 ‘5W1H’ 요소에 대해 정리하고, 둘째 장은 ‘5W1H’ 중 부연 설명이 필요한 사항을 정리하고, 셋째 장은 ‘How’에 대해서 정리해본다.
 

[그림 2] 5W1H 요소 정리 예시

 

2단계 생각 그룹핑: 마인드맵으로 전체 목차 구성하기

마인드맵은 활용 범위가 다양한데, 목차를 구성할 때 활용하면 좋다. 목차 주제에서 연관된 콘텐츠를 나열한 다음 계층구조 및 범주(Category)를 통해 생각을 그룹핑할 수 있다. 또한 정의된 전체 목차를 관련자에게 공유하고 필요한 내용에 대한 가감을 하여 전체 목차 구성을 완성한다.

 

3단계 생각 구체화: 스토리 아웃라인 구체화하기

마인드맵 등을 통해 목차(제목) 구성을 어느 정도 확정했다면, 목차별 내용에 대한 구체화가 필요하다. 이 과정에서의 필수적으로 고민되고, 정리되어야 할 4가지의 핵심사항이 있다.

스토리 아웃라인 구체화의 핵심 4가지
· 첫번째 산을 보아야 한다 – 목차, 주장, 결론, 의견
· 두번째 나무를 보아야 한다 – 목차별 핵심내용, 차별화 포인트, 상세화수준
· 내가 이해하고 있는 것들, 내가 전달하고 싶은 메시지가 명확해야 한다
· 주제를 뒷받침할 수 있는 사례, 근거를 활용할 수 있는 범위를 명확하게 식별해야 한다

 
[그림 3] 스토리 아웃라인 예시

보고서 전체의 아웃라인을 잡아 가는 과정은 목차 1, 2레벨 정도에서 전체 몇 장의 페이지가 나올수 있고, 각 핵심 페이지를 스케치하면 된다. 또한 슬라이드에 담아야 하는 내용과, 관련 활용할 자료들을 정의하고, 요약과 상세 페이지의 선후행 관계도 정의하면 된다.

 

4단계 스토리 연결: 거버닝 메시지 연결해보기

거버닝 메시지는 보고서의 각 장을 하나 또는 두 개의 문장으로 표한하는 것이다. 내용의 요약일 수도 있고 해당 슬라이드에서 주장하고자 하는 내용일 수도 있다. 각 슬라이드의 거버닝 메시지를 연결하면 그 자체로 하나의 흐름을 갖는 완성된 문서가 되어야 한다.

거버닝 메시지 검토는 보고서 완성 후에 하는 것보다 작성 중에 하는 것이 바람직하다. 거버닝메시지를 검토하는 기준은 다음과 같다.

▶ 거버닝 메시지는 해당 슬라이드의 내용과 일치하는가?
▶ 거버닝 메시지의 순서는 보고서 구성과 적합한가?
▶ 거버닝 메시지가 다른 슬라이드의 거버닝 메시지와 중복되거나 부연되지는 않는가?
▶ 거버닝 메시지는 임팩트를 줄 수 있도록 표현되어 있는가?
▶ 거버닝 메시지를 모으면 하나의 스토리가 되는가?
 

[그림 4] 거버닝메시지 예시

 

보고서 품질은 리뷰 횟수에 비례하여 좋아진다

어떤 보고서도 단 한 번에 작성되지는 않는다. 최초로 작성된 보고서의 품질이 만족 수준의 70%이상으로 달성되지 않는다. 리뷰를 해야만 보고서 품질은 만족 수준을 달성할 수 있다.

보고서를 작성할 때는 리뷰 및 보완 시간을 예상하여 일정을 잡아야 한다. 완성도가 높은 보고서를 만든 후에 리뷰하는 것보다 일단 어느 정도 준비된 상태에서 리뷰하여 완성해가는 것이 보다 나은 방법이다.

 

- 끝 -

※ 본 글은 컨설턴트 시크릿: 보고서 쓰기 1부의 속편입니다.