코로나 바이러스가 전 세계 경제에 심각한 피해를 주고 있다. 우리나라에서는 어느 정도 안정되고 있는 것으로 보이지만 글로벌 차원에서는 확산 속도가 빨라지는 추세이다. 코로나 바이러스에 대응하기 위해 재택근무를 실시하는 등 기업들도 적극적인 대응을 하고 있다. 

문제는 이번 코로나 바이러스 사태가 진정된다고 하더라도, 앞으로 또 다른 유행성 질환이 나타날 것이라는 점이다. 기업은 이번 코로나 사태를 극복하는 과정에서 장기적으로 우발 상황 계획(Contingency Plan)을 수립해 둘 필요가 있다. 준비해야할 사항을 정리해본다.

▶ 전사 거버넌스

- 담당 임원을 지정한다. 담당 임원은 대응 방안을 준비하고, 상황이 발생하면 대응 조치를 지휘한다.

- 기업의 재무 상태 변화를 추정하고 대책을 준비한다. 특히 영업 활동의 위축, 생산 활동의 중단 등에 따른 자금 부족 상황을 예상한다.

- 경제 사회 변화를 예측하고, 기업 비즈니스에 미치는 영향을 추정한다. 신 상품과 신 사업의 타당성을 재검토한다. 기존 상품의 수요와 공급의 변동을 예상하고, 영향이 큰 경우는 기존 사업계획을 조정한다.

- 중단되지 않아야 하는 업무 기능을 식별한다. 업무 중단이 발생하지 않도록 대응책을 수립한다. 장소를 나누어서 수행하게 하거나, 대신해서 수행할 조직을 정해둔다. IT부서의 경우 시스템 운영 부서는 근무 공간을 두 곳 이상으로 나누고, 떨어져서 근무하는 방안도 있다. 영업점의 경우 한 곳에서 폐쇄가 발생하면 이를 대신할 다른 장소를 지정해 둘 수 있다.

- 회사의 핵심업무를 수행하는 인원에 대해서 문제가 발생하면 누가 대신할 수 있는지를 검토하고 방안을 수립한다. 전임 퇴직자가 있다면 현재 상태와 연락처를 확보해 두는 것도 방법이다.

- 중단되면 안되는 업무를 수행하고 있는 조직을 식별한다. 해당 조직의 사무 공간은 다른 직원들의 출입을 최소화하도록 통제한다. 

▶ 직원 보호

- 재택 근무 시스템이 잘 돌아가는지 점검한다. 직원들의 재택 근무 장소의 위치와 연락 가능한 전화번호(비상 전화번호 포함) 등을 확인한다. 재택 근무 위치의 컴퓨터 장비, 필요한 소프트웨어 설치, 통신 상태 등을 점검한다.

- 재택 근무를 할 경우, 의사소통 보안체계를 준비한다. 가짜 메일이나 보이스 피싱 등에 의해서 담당자가 업무를 잘못 처리하는 일이 발생하지 않도록, 회사와 직원의 의사소통 프로토콜을 정한다. 

- 재택 근무에서도 협업이 원활하게 이루어질 수 있도록 근무 체계를 결정한다. 업무 지시와 공유, 원격 회의 등을 하기 위한 시간대와 방법을 정한다. 개인 프라이버시에 피해가 가지 않도록 주의한다.

- 직원들의 일하는 장소를 점검하고 필요한 조치를 한다. 밀폐된 공간에서 장시간 근무하는 방식으로 일하고 있다면, 열린 공간에서 일하는 것을 원칙으로 운영하도록 한다.

- 직원들의 상태를 관리자가 실시간으로 파악할 수 있는 상태를 유지한다. 위험 지역 여행, 확진자 발생 지역 방문, 가족 등 지인 중 확진자 발생 등의 경우에는 직원이 관리자에게 바로 알리도록 한다.

- 직원이 자신의 상태를 상담할 수 있는 채널을 운영한다. 건강에 문제가 없는 경우에도 심리적으로 불안 상태에 빠질 수 있다. 상담을 통해 안정감을 갖도록 한다.

- 회사의 사업장 및 임직원과 관련된 상황이 발생하면, 직원들에게 즉시 통보할 수 있는 체계를 갖춘다.

- 휴가 프로세스를 수정한다. 건강에 의심이 가는 경우는 먼저 조치를 취하고 나중에 휴가 처리를 하더라도 불이익을 받지 않도록 한다.

- 5명 이상 참석하는 회의는 영상회의 방식으로 하는 것을 원칙으로 한다.

- 외부 방문자 출입을 최소화하고, 방문이 발생한 경우 기록 관리한다.

- 사무실 출입 과정에서 사람들이 접촉하는 손잡이, 지문인식기 등을 자주 소독한다.

- 직원 및 직원 가족에게 의료용품을 제공한다.

▶ 고객 관계 유지

- 고객과 계약 사항을 점검한다. 상황이 발생하여 프로젝트 착수 지연, 납기 지연 등이 발생할 경우에 책임 사항을 협의하고, 책임 한계 및 대응 방안을 수립한다.

- 고객사와 관련 정보를 즉시 주고 받을 담당자를 상호 지정하고, 연락 방법을 정한다. 담당자를 통해서 상황이 발생하면 즉시 의사소통이 될 수 있도록 한다.

- 보고 및 회의 등을 비대면으로 처리하는 방법을 정한다. 영상회의 소프트웨어 등을 다르게 사용하고 있는 경우 하나의 표준을 정하고, 해당 소프트웨어가 정상적으로 작동할 수 있는 환경을 준비한다. 관련 임직원에게 해당 소프트웨어 사용법을 교육한다.

- 고객사에게 당사의 준비 상황을 설명하여, 고객사의 신뢰를 확보한다.

▶ 협력사 관계 유지
 

- 협력사와 계약 사항을 점검한다. 상황이 발생하여 협력사가 정상적으로 계약한 업무를 이행하지 못할 경우 조치 방안을 협의한다. 반대로 자사의 문제로 계약 이행이 어려워질 경우에 조치 방안을 협의한다.

- 협력사와 관련 정보를 즉시 주고 받을 담당자를 상호 지정하고, 연락 방법을 정한다. 담당자를 통해서 상황이 발생하면 즉시 의사소통이 될 수 있도록 한다.

- 보고 및 회의 등을 비대면으로 처리하는 방법을 정한다. 영상회의 소프트웨어 등을 다르게 사용하고 있는 경우 하나의 표준을 정하고, 해당 소프트웨어가 정상적으로 작동할 수 있는 환경을 준비한다. 관련 임직원에게 해당 소프트웨어 사용법을 교육한다.

- 협력사의 직원 또는 프리랜서가 자사의 사무 공간에서 같이 일하는 경우에는, 자사의 직원과 동일한 수준의 관리를 하는 것에 대해서 협의하고 동의를 얻는다.

- 불가피하게 협력사 또는 외주 직원을 교체할 경우, 대비책을 준비한다.

상시 대응 전략 수립이 필요하다

코로나 바이러스 체크리스트는 비즈니스 형태에 따라 다르다. B2B 기업과 B2C 기업은 고객 대응책이 상당히 다를 것이다. 또한 어떤 업종에 속하느냐에 따라서, 핵심 프로세스와 인력이 다르다. 

체크리스트는 기업 특성에 맞도록 커스터마이징해서 작성하여야 한다. 이러한 노력은 제3자가 수행하는 것이 바람직하다. 정책 수립 과정에서 부서와 부서, 관리자와 직원 등의 컨센서스를 이루는 것이 중요하기 때문이다. 

‘소 잃고 외양간 고치기’라는 속담이 있다. 상황에 준비된 기업과 그렇지 않은 기업의 대응 결과는 상당한 차이가 있을 것임은 명백하다. 전문가들의 예측대로 세계적인 전염병 사태가 반복적으로 발생한다고 하면, 기업은 상황 계획(Contingency Plan)을 수립하는 것은 반드시 필요한 일이다. 때로는 상황이 발생하지 않았음에도, 주기적으로 상황 발생 대비 근무를 시험해보는 노력도 필요할 것이다.