투이컨설팅 Globalization팀 오희영 수석컨설턴트
프로젝트의 수행단계는 비슷한 흐름을 가지고 있다. 현황을 분석하고, 시사점을 도출하고 개선방향을 세운다. 보고서의 논리적 구성과 분석방식에 대해 다방면으로 고민하지만, 유사한 흐름의 보고서를 여러 번 작성하게 될 경우, 읽는 사람(이하 고객)의 관점과 이해도 보다는 쓰는 이의 논리적 흐름이 주가 될 확률이 높은 편이다.
프로젝트의 산출물은 고객이 제대로 이해하고 활용할 수 있을 때 가치가 생긴다. 고객이 쉽게 이해할 수 있는 구성과 내용을 다 읽지 않아도 핵심을 파악할 수 있도록 보고서를 작성해야 한다. 여러 프로젝트를 경험하며, 시행착오를 통해 개선했던 보고서 작성 방식에 대해 공유하고자 한다.
먼저 현황조사, 시사점, 개선방향 과정의 분석결과를 표현하는 문장에 대한 사례이다. 담당 업무 완수에 급급하다 보니 문장기술 방식에 대한 고민을 간과하고 있었다. 예를 들어 ‘과학데이터 공동활용 추진에 대해 연구자들이 데이터에 대한 인센티브를 요구하는 것’이 현황이라고 하자. 간단하게 생각하면 [그림 1]의 before 처럼 (현황)인센티브 없음 – (시사점)인센티브 필요 – (개선방향)인센티브 제도 수립으로 정리할 수 있다. 상세한 설명은 현황조사결과와 개선방향정의서로 작성되니 키메세지를 단순하게 기재해도 무방할 것이라는 생각이 가장 큰 원인인데, 설명이 동반되는 경우라면 괜찮지만 그렇지 않은 경우 현황에서 개선방향까지의 과정이 납득할만한 근거 없이 단순한 연결로 인식될 수 있다. 구체성이 낮은 키메시지에 대해 고객은 근거 자료에 대한 설명과 보완요구가 많아질 수 밖에 없고, 컨텍스트가 공유되어 있지 않은 새로운 고객이 나타날 때마다 동일한 설명이 반복된다.
이 경우 각 단계별로 분석된 결과의 핵심내용을 포함하여 키메세지를 작성하고 [그림 1]의 After와 같이 개선하였다. 이후, 이미 분석되어 있는 내용으로 문장을 변경했을 뿐인데도 고객의 추가작업 요구가 줄어들고 빠르게 다음 단계 진행이 가능했다. 프로젝트 수행 과정에서 문장서술에 대한 고민이 성공적인 사업을 위한 최우선순위는 아니지만 고객의 만족도를 얻고 산출물 품질을 향상시킬 수 있는 플러스 알파는 된다.
[그림 1] 분석결과 표현 방식
두번째로 [그림 2]의 Before를 보자. 실제로 1번 시사점이 어떤 현황과 연결된 것인지 손가락으로 선을 따라가며 찾아볼 사람이 있을까? 어떻게든 컨설턴트의 실수를 찾아내겠다는 의지를 불태우는 고객이 아니라면, 뭔지 모르겠지만 근거가 있다고 믿고 넘어가게 될 것이다.
[그림 2] 시사점 도출 근거 작성
이런 경우는 논리적인 흐름과 근거를 제시해야 하는 상황에서 종종 사용된다. 논리적인 흐름을 표현하고 당위성을 맞춘다는 목적으로 사실상 고객에게 큰 의미가 없는 페이지가 될 수도 있다. 장표가 복잡하여 이해하기 어렵다는 의견이 고객 측에서 있었고, 논리적 흐름을 표현한 장표임에도 불구하고 도출 근거를 재 표현해달라는 요구사항이 있었다. 논리적인 흐름을 시각적으로 표현하는 방식이 각각의 박스를 ‘선’으로 연결하는 방식만 있다는 선입견이 만들어낸 결과였다.
장표 구성의 문제를 해결하기 위해 기존 방식을 탈피하여 시사점에 주요 현황정보를 함께 기재하였다. 현황조사결과의 경우 시사점 중심으로 정리되어 있지 않다. 따라서, 시사점 관점에서 핵심정보를 재정의하여 독자가 핵심 정보를 한 번에 확인할 수 있도록 하였다. 핵심현황정보의 경우 현황조사결과 내용을 그대로 사용할 수도 있지만, 가능하면 현황조사결과와 시사점을 연결하는 ‘분석’ 내용을 담았다. [그림 2]에서 볼 수 있는 개선 이후의 장표는 시사점, 시사점 도출 근거 서술, 시사점 관련 현황분석 내용으로 구성되어 있다. 시사점 도출의 당위성이 한눈에 보이고, 상위기관에 보고할 수 있는 형태로 구성된 점에 고객의 반응도 좋았다.
프로젝트를 시작할 때마다 방법론을 비롯한 수행방안에 대해서는 새로운 아이디어를 고민하면서 보고서 작성에 대해서는 이미 알고 있는 방식에서 벗어나지 않았던 것이 사실이다. 이미 많이 보았던 표현방식을 정답이라고 생각하고 고민의 여지가 없이 업무만 진행하다 보니 스스로만 만족스러운 산출물을 작성하고 있었던 것은 아닐까? 현재 두 가지 사례만을 설명하였으나 개선방향이나 로드맵 등에 대한 개선사례도 정리할 계획이다. 또한 회사차원에서 컨설턴트들의 고민이 담긴 다양한 형태의 장표를 지식 컨텐츠로 공유하는 것도 좋을 것이다.
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