투이컨설팅 KAKAO PMO Consulting팀 김보경 선임 컨설턴트
디지털 기술을 활용한 일하는 방식의 변화
최근 대학생활에서 팀플(Team Play)은 필수다. 창의적인 아이디어 창출과 공동 협력을 요구하는 대학 교육의 변화로 전공 외 교양 수업에서도 팀플을 하지 않고는 과제 수행이 어렵게 되었다. 그렇다면 과연 10년 전과 현재의 대학생 팀플 모습은 동일할까?
디지털 기술의 발달은 팀플의 모습도 변화시켰다. 10년 전, 대학생들은 팀플을 위해 수업이 겹치지 않는 시간을 정하고, 각종 리포트를 이메일로 전달하고 메신저 등을 통해 의사소통을 했다. 그러나 지금은 구글 협업 툴을 통해 모든 것을 해결한다. 팀플 멤버가 확정되면 서로를 그룹으로 지정하고 구글캘린더를 공유한다. 팀원의 스케줄을 확인하고, 겹치지 않게 작업 일정을 관리한다. 업무 진행 현황은 구글 드라이브를 통해서 공유하고, 문서 작업은 구글 독스를 통해 실시간으로 공동 작업하고 수정사항을 코멘트한다. 물론 이 모든 작업은 모바일로도 가능하기 때문에 이동 중인 멤버들은 구글 메신저을 통해 의견을 공유하고 필요에 따라 영상회의를 진행한다. 이 모든 기술은 무료로 활용이 가능하다.
이는 기업의 팀원/부서간 일하는 모습(협업체계)과 매우 유사하다. 그렇다면 디지털 기술 발달로 변화된 기업들의 일하는 방식은 어떤 모습일까?
불필요, 중복을 제거한 업무 다이어트 추진
저성장, 저금리 시대가 지속되면서 금융회사의 수익성은 악화되고 있다. 기업들은 수익성을 개선하기 위해 다양한 방식으로 해결책을 모색하고 있다. 그 중 공통적인 움직임은 불필요, 중복, 형식적인 업무를 제거하는 비본업 업무의 다이어트를 시도하고 있다는 점이다. 은행의 경우 영업점의 후선업무를 센터로 집중 처리하여 창구 업무 효율성을 높였다. 또한 본점 조직의 기능간 통합∙연계를 중점적으로 추진하고 있으며, 이를 통해 본연 업무로의 집중을 강화하고 있다. 예를 들어 KB국민은행의 경우 본점 조직의 축소와 함께 기획 기능인 전략과 재무를 통합하여 경영효율성과 의사결정 지원을 강화했다. 삼성생명 역시 본점 조직의 축소와 함께 현장 영업 지원을 위한 본점 업무 프로세스의 변화와 함께 기획 기능을 통합 운영하는 것으로 업무 모습을 변화시켰다.
업무 효율성 개선을 위한 시각의 변화
업무의 간소화, 단순화를 통해 업무 시스템과 문화를 변화시켜 업무의 본질에 집중한 조직이 있다. 그리고 삶 속 디지털 기술을 활용하여 업무 방해 요소를 제거하고 놀 듯 일하는 환경을 조성하여 업무 생산성을 향상시킨 또 하나의 조직이 있다. 두 조직의 일하는 방식의 개선 방향은 달랐으나, 궁극적인 목표는 업무 효율 향상으로 동일했다.
기업의 생산성 향상을 위해서는 직원들의 창의적 아이디어 기반의 성과 창출과 팀원/부서간 협업이 필수다. 기획, 관리/지원 업무에서는 특히 더 요구되는 사항이다. ISP, PI 등을 통해 많은 금융회사들이 업무 효율 향상을 위해 노력했다. 이젠 비본업 조직 관점의 슬림화 외 간소화, 전산화, 표준화를 통한 일하는 방식의 변화가 필요하다. 그렇다면 이를 위해 기업은 어떤 노력을 해야 할까?
현대카드, 복잡함은 조직의 적 Work Simple! Simplification 추진
현대카드는 본질에 집중하고 경쟁력을 높이기 위해 비능력적인 요소를 제거하는 'Simplification' 혁신을 추진했다. 원활한 정착을 위해 업무체계와 조직문화 혁신이 동시에 진행되었다.
먼저 핵심업무에 집중할 수 있도록 업무체계를 개선했다. 불필요한 보고 체계 제거, 보고서 서식 표준화 등을 통한 문서 작성 및 부서/단계 별 적용안 검토, 리스크가 낮은 팀장 결재의 경우 협조 전 제거 및 통일화 등의 결재간소화를 실시했다. 이 과정에서 핵심적인 일이 뒤로 밀리는 'Weg the Dog' 현상을 방지하기 위해 모든 업무에서 PPT작업을 배제하는 과감한 조치가 시행되었다. 그리고 조직문화의 혁신을 추진했다. Bottom-Up 관점에서 임직원들의 자발적 참여율 제고하기 위해 임직원이 만들어가는 코너, 아이디어 개진 등을 시행했다.
몸의 근육을 늘리고, 지방을 빼는 운동처럼 직원들의 참여 속에 관행적, 불필요한 업무 제거를 통해 비효율적으로 낭비되는 시간과 에너지를 절약했으며, 지금도 추진 중에 있다.
구글, 일 할 때도 놀듯이 속도∙협력을 발휘하라!
구글은 디지털 시대의 ‘사는 대로 일하라(Work the Way You Live)’라는 사고방식을 통해 생산성과 협업 향상을 위한 ‘생산성 저해 요소 제거’ 원칙을 제시했다. 여기에는 전 세계 직원간 실시간으로 연결∙공유∙소통하는 협업체계가 있다. 직원간 협업을 지원하기 위해 스니펫, 행아웃, 지메일 등의 툴을 활용하며 지속적으로 기능을 개선하고 있다.
구글 직원이라면 매주 자신의 실적과 계획을 스니펫에 등록해야 한다. 개인별 업무 일정은 직원간에 공유되고, 유관부서에서는 협업 여부를 결정하게 된다. 행아웃을 통해 시공간의 제약 없이 영상통화, 채팅, 문서 공유를 하고, 실시간 의사결정이 가능하다.
‘개인별 업무일정 등록관리타인 활용’으로 이어지는 순환고리를 통해 협업문화를 혁신하며 업무 투명성을 확보했다. 직원을 서로 연결하고 사일로를 제거할 수 있는 협업관리 툴을 적극적으로 활용한 결과이다.
본연의 업무 집중을 위한 실행력 강화와 투명성 확보
위 두 기업의 변화된 일하는 방식의 핵심은 본연의 업무로의 집중 강화를 통한 업무 생산성 향상이다. 그리고 창의적 성과 창출을 위해 비효율적 요인을 제거하고 업무 실행력 강화와 투명성 확보를 요구하고 있다.
금융권의 기획, 관리∙지원 업무의 비효율적 요인을 제거 하기 위해서는 앞선 두 사례를 참조할 필요가 있다. 비본업의 특성은 유관부서간 활발한 협업, 의사결정을 위한 창의성 발휘, 하위부서의 통할 및 금융위, 금감원 등과의 대외기관의 협업이 빈번하다는 것이다. 또한, 비정형 업무 특성상 수작업으로 진행되는 업무들이 발생할 수 밖에 없다. 따라서 업무 효율성 제고를 위해서는 앞선 협업체계와 창의적 집단 성과를 창출 할 수 업무 기반을 만들어 주는 것이 필요하다.
일하는 방식의 변화
일하는 방식의 변화는 크게 간소화, 표준화, 전산화를 들 수 있다. 이 세가지가 복합적으로 추진 될 때 인력과 시간을 확보한 창의적 혁신이 가능하다.
일하는 방식에 변화를 주기 위해서는 현재 비효율을 야기하고 있는 요인들을 표준화, 간소화, 전산화 관점으로 분석해야 한다. 한 업무의 담당자가 업무 시작부터 종료까지 어떻게 일하고 있는지 상세하게 파악하는 ‘UX 업무 패턴 분석’이 유용하다. 인터뷰, 제도/규정/조직도 분석 등을 통해서 이용 환경 별로 특정한 업무 패턴을 도출한다. 또한, 프로세스 인텔리전스를 통해서 수치화된 업무 분석 방법도 생각해 볼 수 있다. 이 때 유의할 점은 비본업의 특성 상 비정형 업무가 많기 때문에 로그 분석을 할 타깃을 명확히 설정하고 어떤 개선 포인트를 보여주고 싶은지 통찰력을 갖고 접근하는 것이 중요하다.
기업은 지속 가능한 성장을 위해 다양한 방식으로 효율성을 추구할 것이다. 중요한 것은 팀원들과의 브레인 스토밍을 통해 변화 방식을 공유하고, 꾸준한 변화관리도 함께 진행되어야 한다는 것이다. 조직문화의 변화를 이끌어갈 강력한 리더십과 임직원들이 함께 만들어가는 문화 정착 노력이 병행될 때 업무 효율성은 극대화 될 것이다.
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