ITO(IT Outsourcing)는 정보시스템 운영과 유지보수를 외부 IT회사에 위탁하는 것이다. ITO를 도입하고 있는 경우, 차세대 프로젝트로 구축된 시스템은 ITO를 담당하는 조직이 인수 과정을 거쳐서 운영하게 된다. 차세대시스템을 성공적으로 구축했다고 하더라도, 운영에 문제가 발생하면 결과적으로 차세대시스템 목표는 실패하게 된다. 구축을 담당한 SI사와 ITO를 담당하는 IT회사가 다른 경우에는 보다 치밀한 준비가 필요하다. ITO관리자는 무엇을 어떻게 언제 준비해야 하는가를 정리해본다.

 

현 ITO와의 관계설정

ITO 담당자가 가장 먼저 고려해야 할 부분은 현 ITO 담당 회사와 연장계약을 할 것인지, 아니면 신규 ITO 사업을 발주할 것인지 여부이다. 우선 현 ITO 담당 회사와의 계약기간을 살펴보아야 한다. 계약종료일이 차세대시스템 오픈 시점과 얼마나 차이가 나는지, 오픈 전 또는 오픈 후에 계약이 종료되는지에 따라 연장계약을 추진하거나 ITO 신규 발주해야한다.

차세대 오픈이 임박하여 신규 ITO 발주가 불가능한 경우 현 ITO 담당 회사와의 계약 연장이 불가피하다. 현 ITO 연장 계약이 필요하다고 판단한 경우, 연장 계약 가능여부와 연장 기간에 대한 법적 요건(「국가를 당사자로 하는 계약에 관련한 법률」, 「소프트웨어산업진흥법」 등)을 따져보아야 한다. 「국가를 당사자로 하는 계약에 관련한 법률」 상 연장에 대한 명확한 규제나 기준이 없으므로 계약연장 자체는 문제되지 않으나 연장의 기간은 법률 해석 사례 검토 및 법무법인 의뢰를 통해 어느 정도가 적정한지 판단하여야 한다. 

법률검토 후에는 ITO 계약기간 연장을 몇 개월을 해야하는지 몇 개의 안을 구성하여 차세대 오픈 시점에 맞물려 시뮬레이션을 해보아야 한다. ITO 계약연장 기간에 차세대시스템이 오픈된다면 차세대 인수.인계와 함께 차기 ITO 발주 작업을 동시에 진행해야 하므로 내부 인력 및 역량을 고려하여 연장기간을 설정하여야 한다.

일반적으로 차세대시스템 급의 외주 운영사 선정을 위해서는 사전준비 시간을 제외하고도 입찰 추진(3개월)-기술협상(1개월)-인수인계(4개월) 등 대략 8개월의 시간이 소요되므로 특히 이 부분을 고려한 연장 기간 설정이 필요하다. ITO계약 연장에 대한 적정 기간 산정을 위해서 고려해야하는 사항은 아래와 같다. 

■ 차기 ITO 발주 기간: 최소 8개월 소요
■ 차세대 규모 산정 및 확정 시점: 운영 대상인 차세대시스템의 규모 산정이 되어야 ITO 발주가 가능
■ 차세대 오픈 후 6개월 이후 차기 ITO 인수인계 진행: 차세대 오픈 후 6개월은 안정화 기간으로 해당 기간내 인수인계 동시 진행 불가

만약 현ITO 연장 계약이 아닌 신규 ITO 발주를 선택할 경우 최소 8개월의 시간이 소요되는 것을 가장 먼저 고려하여야 한다. 신규 ITO 발주 8개월의 기간을 어디에 배치해야 차세대 준비 및 오픈, 안정화 업무에 지장을 주지 않을 수 있는지 판단하여야 한다.

차세대 오픈 시점과 ITO 발주 기간이 겹칠 경우 두 가지 업무를 동시에 대응할 수 있는 인력과 역량이 필요하다. 차세대 조직이 ITO 관리 조직과 분리되어 있다 하더라도 차세대 오픈 전후로 ITO담당회사가 차세대를 인수인계 받아야 하므로 차세대 오픈과 ITO는 밀접하게 연계된다. 따라서 차세대 오픈 시점이 얼마 남지 않은 경우 신규 발주보다는 기존 ITO 연장을 선택하는 것이 혼란을 최소화하고 안정적으로 차세대를 오픈할 수 있는 방법이다.

 

운영인력 최소화 및 차세대 SI 인력 확보

차세대 오픈 약 8~10개월 전(A은행(8개월 전), B사(10개월 전) 등 금융권 차세대 구축 사례 참고)에는 ITO 조직에 최소한의 운영 인력을 남기고 나머지 인력은 차세대에 투입하여야 한다. 차세대 개발조직으로 ITO 인력을 이동시켜 SI와 함께 개발 및 통합테스트를 수행하도록 조직을 운영한다. 이를 통해 앞으로 ITO 담당회사가 운영ㆍ관리 할 차세대시스템을 빠르게 파악하고 인수인계 시간을 최소화 할 수 있다. 이 때 ITO는 차세대 이후에도 ITO에 남을 인력을 우선지정한다.

인력 측면에서, ITO 관리자가 차세대 오픈 전 반드시 체크해야하는 사항은 차세대 SI 핵심인력을 오픈 후에 ITO 인력으로 남기는 것이다. 핵심 인력은 능력이 보장된 만큼 외부 수요가 있으므로 차세대 종료 전에 다음 프로젝트가 결정될 가능성이 크다. 따라서 미리 핵심 인력에 대한 파악과 선점이 필요하다.

차세대 중점 시스템 별 SI 핵심인력을 파악하여 차세대 오픈 최소 3개월 전부터 해당인력과의 협상을 시작하여야 한다. 반드시 남았으면 하는 핵심인력 리스트를 ITO에게 제시하고 해당 인력이 ITO 계약(연장 또는 신규)에 포함되도록 협상을 진행한다. ITO 관리자가 ITO에게 인력 선정 및 협상의 전권을 부여하고 수동적으로 인력을 선정하는 방식보다 인력Pool 지정부터 발주사가 함께 참여하는 것이 좋은 ITO 인력을 확보할 수 있는 방법이다.

차세대 이후 ITO 핵심인력(현ITO 및 SI) 선정을 위해 다음 사항을 고려한다.

■ 핵심시스템(은행의 경우ㅣ 계정계-코어/인프라/전자금융, 정보계-DW/MIS 등) 중심 인력 Pool 정의
■ 현ITO 또는 SI에서 수행한 업무와 최대한 동일 업무로 지정
■ 선행된 인수인계 과정 및 통합테스트 참여 인력을 우선 지정

 

차세대 인수인계 주요활동 및 승인

차세대 인수인계는 누가 누구에게 하느냐에 따라 방법과 시기가 달라진다. 

SI가 인수인계 해야 할 대상이 동일/비동일 업무 SI인 경우, 동일/비동일 업무 ITO인 경우, 신규인력인 경우에 따라 그 방법과 기간이 달라지므로 이 점을 고려하여 인수인계 인력을 투입한다. 신규인력은 운영리스크가 높으므로 배치를 최소화하여야 한다.

차세대 인수인계의 주요활동 및 담당자는 다음과 같다.

차세대 인수인계를 최종 승인하는 조직은 기관별 환경에 따라 다르다. 차세대 추진조직에서 최종 승인하는 경우도 있고 ITO 운영조직에서 최종 승인하는 경우도 있다. 또는 두 조직이 동시에 승인해야 인수인계가 마무리되는 조직도 있다. 

차세대는 대형 프로젝트로 오픈 후 이슈 발생 시 책임소재가 명확해야 한다.

차세대 개발에 대한 검수 책임은 차세대 조직에게 있지만 인수인계는 인수를 받는 ITO 조직의 승인이 가장 중요하다. 따라서 차세대 인수인계에 대한 최종 승인은 운영부서에서 수행하는 것이 바람직하다.

 

차세대 인수인계 후에는

차세대 인수인계 후에도 ITO는 잔류 SI와 함께 차세대 오픈 대응 및 안정화 활동(문의ㆍ장애ㆍ오류 대응, 분기/기 결산검증, 긴급ㆍ누적 SR처리, 차세대시스템 기능ㆍ성능 개선 등)을 수행해야 한다. 이러한 활동을 해당 시점에 시작하기 위해서는 관련 계획이 미리 세워져야 하므로 오픈 전 준비가 필수이다. 만약 기존 ITO를 연장한 경우라면 차기 ITO 발주 활동도 준비해야한다. 

SI가 개발한 차세대시스템은 결국 ITO담당회사가 운영ㆍ관리하게 될 대상이 되므로 ITO담당회사는 차세대개발 S회사와 유기적으로 연계된다. ITO 관리자는 차세대에 따라 발생하는 ITO 활동(발주/연장/인수인계/오픈대응 및 안정화 등)을 적정 시점에 차질없이 추진할 수 있도록 관련 사항을 미리 검토하고 이에 대한 대비를 하여야 한다.