컨설턴트의 PMO 서비스에 대한 편견

PMO 컨설팅은 다른 프로젝트에 비해서 기간이 길다. 최소한 1년 이상 길게는 3년도 더 소요되는 경우가 있다. 컨설턴트들은 PMO 컨설팅을 어떻게 생각할까? PMO 컨설팅을 알고 있는 여러 컨설턴트들에게 ‘PMO 서비스의 특징이 무엇인가?’라는 질문을 했다.

‘프로젝트 수행 기간이 길다’, ‘프로젝트마다 별반 다르지 않다’, ‘프로젝트가 별로 배울게 없다’ 라는 대답들을 했다. 대부분 ‘수행 기능’, ‘수행 절차’, ‘수행 방법’에 있어서 PMO 서비스들이 유사하게 수행된다고 생각하고 있는듯 하다.

 

PMO 서비스를 바라보는 일반적인 시각

① 다른 IT 컨설팅 서비스에 비해 업무 지식 등 배울 수 있는게 많이 없다
② PMO 서비스는 경험이 많은 인력이 투입되어야 잘할 수 있다
③ PMO는 실행의 주체가 아니다 보니 활동 결과에 대해 인정 받기 어렵다
④ 발주사 및 수행사의 중간 입장에서 활동 제약이 많다
⑤ 프로젝트 수행 기간이 너무 길어 개인 경력에 도움이 되지 않는다
⑥ IT 컨설턴트로서 역량이 향상되기 어렵다
⑦ 엑셀의 함수와 그래프 작성 등으로 프로젝트를 관리한다

 

PMO 서비스는 컨설턴트에게 어떤 의미가 있는가?

PMO 컨설팅은 구축 프로젝트의 시작부터 완성까지 전 개발 공정을 관리한다. 각 공정의 진도와 품질을 분석하여 문제와 이슈를 식별하여 필요한 대책을 제시한다. PMO 컨설팅의 대상 프로젝트의 성패는 수행사의 경영에 미치는 영향이 절대적이다. 이런 점에서 PMO 컨설팅은 컨설턴트에게 도전적인 일이면서, 보람도 큰 프로젝트이다.

다른 컨설팅 프로젝트는 통상 기획단계의 일을 수행한다. 컨설턴트는 바람직한 목표 모델을 제안은 하지만 그 내용의 구현 과정을 경험하지 못한다. PMO 컨설팅은 비즈니스와 IT를 모두 바라보는 프로젝트이다. 또한 경영진, 현업 관리자, IT 관리자, 아키텍트, 개발자, 운영자 등 다양한 이해관계자의 관점들과 마주친다.

이런 점에서 PMO 컨설팅은 부분보다는 전체를 바라보는 시각을 필요로 한다. 컨설턴트가 부분에 치우치지 않는 전체적인 관점과 다양한 이해관계의 조정 등을 경험할 수 있는 프로젝트이다. PMO 컨설팅은 컨설턴트가 몇 단계 성장할 수 있는 기회인 것이다.

PMO 서비스 수행을 통해 얻을 수 있는 장점

① 동일 사안에 대하여, 다양한 진단과 처방을 경험할 수 있는 서비스
② 나와 상대방 입장에 따라 중요도 및 우선순위의 다름을 경험할 수 있는 서비스
③ 이해당사자에 따라 해석하는 입장이 다름을 경험할 수 있는 서비스
④ 일시성 업무 지원이 많아, 민첩성과 순발력이 요구되고 향상되는 서비스
⑤ 할당된 과제와 팀 밖의 상황까지 분석하고 점검하는 역량이 향상되는 서비스
⑥ 계획-실행-관찰을 자기주도적으로 실행 및 보완이 가능한 서비스
⑦ IT개발 공정의 전체를 경험하고 학습이 가능한 서비스

 

PMO 컨설팅을 제대로 수행하기 위한 원칙 여섯 가지

 

▶ 프로젝트 참여 조직과 PMO 구성원의 특성을 이해한다

정보시스템 구축 프로젝트에는 발주사, 수행사, PMO 사업자 등의 이해관계가 다르다. 각 이해관계자의 개별 구성원 특성까지 고려하여 PMO 프로젝트를 수행한다면 더 없이 좋은 결과를 만들 수 있을 것으로 예상은 되나, 현실적인 한계가 존재한다.

우선, 상대방(발주사 및 수행사)의 의사결정 문화, 조직의 특징, 책임자 특성, 업무 수행 방식 등을 정확하게 파악해야 한다. 프로젝트 수행 기간내 PMO 점검 결과를 가지고 가장 많은 접촉과 협의를 해야하는 대상이다. 프로젝트의 주요 관리 항목을 파악하고, PMO 구성원들의 개별 경험과 각자의 장점, 의사소통 방식을 파악한다.

‘가장 중요한 요소’는 프로젝트 관계 속에서 나 자신의 위치와 역할, 그리고 ‘자기주도적’으로 수행하기 위한 필요 역량과 ‘나만의 진단과 처방 기법’을 준비하는 것이다.
 

[그림 1] PMO 컨설턴트가 준비해야 하는 일

 

▶ 보고서는 시기를 놓치지 않아야 한다

일반적인 프로젝트는 발주사로부터 수립해야 할 사업 과제가 주어지고, 과제를 해결하기 위해 ‘현황분석’, ‘요구사항분석’ 등 정해진 공정에 따라, ‘각 개별 과제를 계획된 일정 내에서 구체화하고 상세화’ 한다.

그러나 PMO 프로젝트는 ‘개별 과제 단위가 아닌 점’과 ‘점검 시간이 정해지지 않은 점’에서 다르다. 수행사가 타스크를 수행하고 있는 과정에서, ‘수시로, 다양하고, 정확하게’ 확인한 후 ‘올바른 점검결과를 제시해야 하는 시간이 매우 짧다’는 점이다. 후속 공정을 어떻게 수행할 것인가에 대한 영향을 미친다.

즉, PMO는 ‘프로젝트 기간은 길지만 공정 별 점검 시간은 매우 짧다’는 점과, ‘정형화된 활동(숙제)과 활동에 따른 결과물(정답)이 고정된 것은 없다’는 사실을 이해해야 한다. 시점을 놓친 PMO 보고서는 아무 가치가 없다. 보고서의 완성도보다는 적시성이 중요하다. 보고서 내용은 주어지지 않는다. 발견한 과제와 이슈에 맞게 보고서 내용을 준비해야 한다.

 

▶ 주도적으로 문제와 이슈를 발견한다

수행사는 작업상세절차(WBS, Work Breakdown Structure)를 작성하고 이에 따라서 타스크를 수행한다. WBS에는 전체 공정을 타스크로 정의하고 주간 단위로 타스크 수행계획을 수립한다. 프로젝트 진도와 품질 등의 관리는 주간 단위로 수행한다.

PMO는 수행사의 공정을 진행 전, 진행 중, 완료 등의 세가지 시점에 따라 관리한다. 관점은 공정관리, 진척관리, 이슈관리, 품질관리, 결함관리 등을 적용한다. 점검 포인트는 프로젝트 상황과 마일스톤 시점에 따라 달라진다. PMO의 작업은 수행사 작업과 달리 WBS에 전적으로 고정되지 않는다. 관리 시점의 상황에 맞게 일정과 작업방법이 결정된다.

PMO 타스크가 고정되지 않다는 것은, 활동은 선제적이어야 하며, 매주 지속적이어야 하고, 항상 새로운 점검포인트를 고민해야 한다는 뜻이다. 당연하게 관리해야하는 업무는 수행하면서, 새로운 문제와 이슈를 놓치지 말아야 한다. 누군가 이야기해주기 전에 PMO 스스로 발견하고 해결책을 고민해야 한다.

 

▶ PMO 기능 외의 부가 업무는 별도 관리체계를 따른다

PMO 프로젝트에 투입된 컨설턴트의 역할을 정의하는 방식은 여러 가지가 있다. PMO 구성원 한 사람이 하나의 프로젝트 관리 기능을 맡는 것이 일반적이다. 하지만 대상 업무 범위 중에서 프로젝트 성패에 결정적 영향을 미치는 영역이 있다거나, 또는 대상 업무 영역의 비즈니스 파트 담당자를 지원할 필요가 있는 경우 컨설턴트가 프로젝트 관리 기능 외에 비즈니스 도메인의 품질과 진도를 확인하는 기능을 맡기도 한다.

보통의 PMO 컨설팅에서 PMO 조직은 프로젝트 관리 기능에 따라 구성한다. 하지만 특정 도메인을 맡는 역할을 추가로 수행하는 경우에는 별도의 보고 라인을 가동해야 한다. PMO 컨설턴트는 기존 PMO 조직의 구조를 따르는 것 외에 자신이 담당한 업무를 수행하기 위한 조직 구조도 따라야 한다. 즉 담당 업무에 따라 두 개의 조직 체계에 속할 수 있다. 이런 경우 개인별로 부여된 역할에 따라 점검 및 보고를 해야 한다.

PMO 기능 외에 별도 업무를 할당 받은 경우에는, 담당 업무영역에서 발생한 이슈와 위험에 대해서 독자적으로 대안을 수립하고 필요한 의사결정과 조치를 해야 한다.

▶ 발주사 담당자가 이해하고 공감하는 보고가 실행력을 갖는다

‘몸에 좋은 약은 입에 쓴’ 것처럼, 올바른 시기에 올바른 의사결정을 위한 PMO의 다양한 점검결과는 ‘발주사 및 수행사에 불편한 내용’이 포함되어 있다. 상대방의 잘못을 지적하기 위해서가 아니라, 프로젝트 성공을 위해 반드시 수행해야 하는 역할이기 때문이다.

PMO의 당연한 역할이라고 해서, 명확한 근거와 대책도 없이 아무 때나 쓴 소리를 할 수 있는 것은 아니다. 또한 점검결과가 올바르고 수립된 대안이 충분한 설득력을 갖고 있어도, 발주사 담당자의 이해와 공감을 이끌어 내지 못한다면 무의미한 활동으로만 남는다. 따라서, ‘이해당사자의 믿음과 신뢰를 바탕으로 한 점검 활동’은 점검내용 이상의 가치와 의미가 있으며, 강력한 실행력을 갖출 수 있는 가장 확실한 도구라고 판단된다.

우선, 내가 수행한 점검활동과 결과에 대한 발주사 담당의 인정이 필요하다. 이것은 ‘점검의 깊이, 내용, 대책의 충분성’ 등 업무적인 차원에서의 신뢰를 의미한다. 다음은 인간적인 믿음을 얻어야 한다. PMO 활동을 수행함에 있어 발주사 담당과의 인간적인 신뢰를 반드시 쌓아야 하는 것은 아니다. 성향에 따라 필요 없다고 생각하는 경우도 많다. 그러나, 신뢰를 바탕으로 한 PMO 활동은 ‘올바른 시기에 올바른 의사결정을 이끌어 내는 근본적인 힘’이라고 생각한다.

발주사 담당자와 정기적으로 때로는 수시로 만나야 한다. 발생된 문제와 이슈를 해결하기 위한 자료를 가지고 하는 만남도 필요하고, 주제 없이 빈손으로 가벼운 이야기를 나누는 만남도 필요하다. 적정한 수준에서 서로를 이해할 필요가 있으며, 서로의 이야기를 경청해야 한다.

 

▶ 상황에 맞는 점검포인트를 적용한다

PMO 관리 기능은 일정 부분 정형화되어 있지만, 점검 포인트와 체크리스트는 상황에 맞게 개발 및 수정해야 한다. 프로젝트 공정 단계에 따라 PMO의 위치와 역할 또한 변화하며 지원해야 한다.

[그림 2] PMO가 바라봐야 할 관점

앞에 선제적으로 제시하고 가이드할 때, 옆에서 발주사와 함께 검토하고 점검할 때, 뒤에서 전체적으로 확인하고 챙겨야 할 때 등을 구별하여 지원해야 한다. 상황에 맞게 새로운 점검포인트와 체크리스트를 개발하고 보완함으로써, PMO의 목적을 달성할 수 있다.

- 끝 -