수백명이 참여하는 대규모 프로젝트의 경우 복잡성과 리스크는 기하 급수적으로 커질 뿐만 아니라 많은 이해관계자간 의사소통도 매우 어려워진다. 또한 업계의 무한 경쟁과 프로젝트의 촉박한 일정으로 인하여 원래 목적인 혁신은 사라지고 고객의 기대에 못 미치는 품질과 기능의 결과물을 개발하기도 한다. 대규모 프로젝트에서 발생하는 주요 문제점은 다음과 같다.
• 많은 참여자들로 인한 의사소통의 어려움
• 업계에 만연된 저가 수주와 촉박한 일정
• 고객 및 사용자의 참여 부족
• 통합테스트 단계에서 발생하는 과도한 요구 변경과 결함
• 과도한 산출물 및 업무로드
• 협력업체 주요인력들의 빈번한 이탈과 낮은 사기
위와 같은 문제점을 해결하기 위해 PMO는 일반적으로 현재 상태를 파악하고 진단을 위해 원하는 항목을 정의하고, 계획 대비 성과의 격차 분석을 수행 한 다음 복구 계획을 수립하고 실행 과정을 모니터링하는 등 통상적인 접근 방식을 사용한다. 문제점 해결을 위한 복구 계획에는 계층적 조직 구조를 수평적 조직 구조로 변경, 명확한 역할 및 책임 정의, 개인 역량 향상을 위한 교육 프로그램 개발 등이 포함되지만, 개발자의 추가 투입이 만회하는 해법으로 빈번하게 제시된다.
그렇다면 이런 현실을 극복할 수 있는 방법은 없을까? 상기 문제들은 사실 지난 수십년간 지속적으로 발생되어온 것으로 일시에 해결하기는 어렵다. 하지만 적어도 이런 문제점들을 어느 정도 완화할 수 있는 방법들은 존재한다. 이 중에 하나가 바로 Agile PMO이다. 많은 사람들이 애자일은 대규모 프로젝트에는 적합하지 않은 방법으로 생각하고 있지만 이는 적용사례가 많지 않을 뿐이지 얼마든지 적용 가능한 방법이다. 물론 대규모 프로젝트를 애자일 방법론만으로 수행할 수는 없다. 원래 애자일은 전통적 개발이 가지고 있던 문제점을 개선하는 차원에서 출발한 것이기 때문에 SW공학에서 다루는 프로세스들을 대체할 수 있을 정도로 광범위하게 모든 것이 정의되어 있지는 않다. 따라서 전통적 개발 방식을 완전히 대체하기 보다는 이를 보완하는 측면에서 접근하는 것이 실제 프로젝트를 진행하는 입장에서 도움이 된다.
예를 들어 애자일에서는 개발 전략이나 프로젝트 관리 방법에 대해서는 가이드하고 있지만 구체적으로 어떤 개발산출물을 만들라고 제시하지는 않는다. 따라서 개별 프로젝트에서는 적합한 산출물을 정의하고 만들어야만 하는 데 이러한 경우에 기존 개발방법론을 활용하는 것이 도움이 될 수 있다. 정보공학 방법론, 객체지향 방법론 및 컴포넌트기반 방법론 등과 같은 기존 방법론들이 주로 프로세스와 산출물에 초점을 맞추었다면 애자일은 사람을 중심에 두고 사람들간의 커뮤니케이션과 협력, 창의성 등을 촉진시키는 다양한 프랙티스를 제공하고 있다. 따라서 Agile PMO 활동은 다음 원칙을 기반으로 접근해야한다.
Agile PMO의 주요 접근 방식은 기존의 하향식 명령 방식으로 팀을 관리하고 통제하는 것이 아니라 프로젝트 개발팀의 일부로 다음을 수행하는 것이다.
• 더 많은 가치, 더 빠른 흐름 등 프로세스 개선을 통하여 고품질 결과물을 생산하는 지속 가능한 팀 구성 활성화
• 가격 대비 가치, 시간 민감도 및 위험을 기반으로 작업의 객관적인 우선 순위 지정을 통하여 진행 관리
• 개발작업의 타당성, 실행 가능성에 기반하여 개발과정의 주요 지점에서 의사 결정 지원
• 점진적 개발에 방해가 되는 조직 문제를 포함하여 광범위한 개발 팀의 애로사항을 식별하고 제거
• 큰 프로젝트를 더 작고 더 자주 소통 가능한 단위의 팀으로 분할하고, 단위 개발팀이 변화하는 비즈니스 요구에 유연하게 대응할 수 있도록 관리
• 작업을 지속적으로 가시화하여 기존 경영진 보고 및 검토 회의 등 비용이 많이 드는 작업 부하 축소
• 주요 전략 지표 (예 : 제공 가치, 운영 영향, 전체 속도, 품질 및 제공 비용, 긴급한 요구 사항 제공을 위한 리드 타임)의 가시화를 위한 대시 보드 생성 및 유지
Agile PMO의 주요 역할
① Multi-project Management
애자일 프로젝트PM이 팀의 문제 해결자인 반면, 여러 프로젝트를 내려다 보는 애자일 PMO는 프로그램 레벨의 문제 해결자 역할을 수행한다.
프로젝트, 프로그램, 포트폴리오 레벨에서 PMO는 어떤 프로젝트를 기획하고 착수 및 진행 할 것인지에 대한 의사결정 지원 역할을 수행한다.
② Stakeholder Engagement
애자일 전환의 시작 단계에서는 변화에 대한 저항이 일반적이다. PMO는 이해관계자에게 애자일 원칙, 사고 방식 및 가치 등에 대한 정보를 기반으로 의사 소통하고 교육 등을 통한 Agile 전환의 필요성 및 동기부여를 지속적으로 제공한다.
또한 Agile PMO는 애지일 Pilot 프로젝트를 수행 할 때 Project Owner, Scrum Master, Agile PM 및 팀 구성원에게 Agile 교육을 수행해야 한다.
③ Standard Development and Implementation
Agile의 맥락에서 PMO는 다음과 같은 개발 표준을 정의하고 템플릿을 제공 해야 한다.
• 사용자 스토리 용 템플릿
• 와이어 프레임에 사용되는 도구
• 번 다운 / 업 차트 샘플
• 특히, 사용할 측정 지표 항목
애자일 팀마다 측정 지표 항목이 다르면 팀이 계획 한 것보다 더 많이 수행했음을 보여주기 위해 데이터를 가공할 수도 있다. 이때 Agile PMO는 릴리스 번 다운, 주기 시간 등과 같은 의미있는 측정지표를 표준화하여 관리해야 한다.
④ Compliance and Audit
Agile PMO는 기업의 내·외부 규정에 기반하여 내부통제 활동을 수행한다. 내부통제 규정 준수를 위해 필요한 수행 TASK는 Project Owner와 협의하여 백로그 항목으로 추가 할 수 있다.
Agile PMO는 내부 감사에 참여할 수 있다. 이는 기본적으로 프로젝트 활동이 프로젝트 원칙, 프로세스 및 절차 확인 뿐 아니라 조직 및 팀원의 준수 여부를 확인하는 것이다. 품질 점검이 대표적인 예가 될 수 있다.
⑤ Resourcing
모든 조직에는 Agile 팀 간에 공유되는 중요한 리소스(예 : 설계자, DBA, 아키텍터 등)가 있다. 때로는 외부에서 인적자원이 아닌 물적자원도 조달해서 공유할 수 있는 기반을 제공해야 한다. Agile PMO는 Project Owner, Scrum Master, Agile PM 등과 협력하여 개발팀의 리소스와 관련된 지원 문제를 해결해야 한다.
⑥ Training, Coaching, and Mentoring
Agile PMO는 자체적으로 또는 외부 교육 기관과 협력하여 개발팀에게 코치, 트레이너 및 교육자 역할을 수행한다.
Agile PMO는 다음 예와 같은 세션을 진행 할 수 있다.
• 테스트 주도 개발 (TDD)
• 회고 및 조사
• 스토리 작성 워크숍
• 스토리 매핑 워크숍
• 특히, 백 로그 우선 순위 지정
⑦ Strategic Focus and Alignment
Agile PMO는 일반적으로 기업이나 조직의 전략적 목표 및 비전 등과 연계하여 프로젝트 목표를 설정하고 작업 백로그를 여러 번 반복적으로 수행한다.
그러나 대규모 기업은 년간 수백 개의 프로젝트를 계획하고 실행되는 모든 프로젝트에 대해 조직의 전략적 목표나 비전 등과 연계하는 것에 많은 어려움을 겪는다. Agile PMO는 조직의 목표 및 비전을 프로젝트팀에 전파하고 내재화하여 프로젝트 목표와 조직의 목표를 연결하는 전략적 활동을 수행한다.
애자일은 확실히 PMO의 역할에 대해 변화를 요구하고 있다. 그러나 이것이 PMO의 전체 개념을 쓸모 없고 무의미하게 만드는 것은 아니다. 기업에서 애자일 혁신을 구현하기 위해 선택할 수 있는 다양한 전략 중에서 "Waterfall” 또는 "Agile" 두가지 접근 방식 중 하나를 반드시 선택해야 하는 것은 아니다. 해당 기업의 비즈니스 목표가 변화하는 비즈니스 요구에 신속하게 대응하면서 최소한의 위험으로 사용 가능한 시간과 비용에 대해 최대 가치를 얻고자 한다면 가장 적합한 Agile 접근 방식을 선택해야하고 Agile PMO는 목표를 이룰 수 있는 가장 강력한 추진체가 될 수 있다.
[참조문서]
https://managedagile.com/what-is-an-agile-pmo/
http://en.wikipedia.org/wiki/Agile_software_development
https://www.planview.com/resources/articles/agile-pmo/
http://www.mountaingoatsoftware.com/topics/agile-project-management
https://www.infoq.com/news/2015/04/agile-pmo/
https://tensix.com/2018/06/5-benefits-of-the-agile-pmo/
https://www.mpug.com/the-value-of-an-agile-project-management-office/
